Audyt komunikacji w zespole lub firmie
Przedmiotem audytu jest zebranie, agregacja i uporządkowanie informacji dotyczących potrzeb komunikacyjnych w organizacji, tak aby można było prowadzić spójne działania komunikacyjne. W tym celu prowadzimy spotkania, rozmowy, ankiety i inne działania badawcze mające pokazać jakie są eksponowane i ukryte potrzeby wszystkich uczestników komunikacji. Analizujemy potrzeby w skali zespołów, działów, departamentów i całych firm. Analiza dotyczy komunikacji "top-down", "bottom-up" i komunikacji poziomej.
Wynikiem audytu jest:
- przedstawienie analizy oczekiwań pracowników i wynikających z nich sugerowanych przez nas działań komunikacyjnych,
- przedstawienie analizy oczekiwań kierownictwa i wynikających z nich działań komunikacyjnych,
- przedstawienie analizy potrzeb niesprecyzowanych przez uczestników procesu komunikacji, ale istotnych ze względu na zapewnienie właściwego przepływu informacji, przejrzystości działań komunikacyjnych i efektywności komunikacji,
- opracowanie kalendarium wydarzeń komunikacyjnych, zawierającego daty i rodzaje poszczególnych, zaplanowanych działań,
- opracowanie katalogu innych działań komunikacyjnych, które będą wdrażane w miarę potrzeb, jako reakcja na rozwój i zmienność sytuacji.
W końcowym raporcie z audytu podsumowane są najważniejsze wnioski z przeprowadzonych badań i analiz, zarówno pod kątem potrzeb i oczekiwań uczestników procesu komunikacji, jak i skuteczności wykorzystywanych narzędzi komunikacyjnych. Istotą raportu jest pokazanie narzędzi i mechanizmów komunikacji w kontekście ich praktycznego zastosowania i efektów, jakie przynoszą.
W części analitycznej raportu zawarte są:
- analiza potrzeb, oczekiwań i sugestii pracowników oraz kierownictwa w zakresie komunikacji,
- zestawienie i przegląd prowadzonych działań komunikacyjnych oraz analiza ich skuteczności,
- przegląd doświadczeń, dobrych praktyk i sprawdzonych narzędzi,
- analiza potrzeb na kolejny, zdefiniowany okres komunikacji.
W części rekomendacyjnej raportu znajdują się:
- plan działań komunikacyjnych na kolejny okres,
- propozycje ewentualnych zmian organizacyjnych, modyfikacji istniejących procedur lub wprowadzenia nowych (lub likwidacji istniejących barier komunikacyjnych), w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej.
Załącznikami do raportu mogą być opracowane i zweryfikowane praktycznie propozycje narzędzi komunikacyjnych, szablony i wzorce komunikatów, przekazów prezentacji, listów itp. - do praktycznego wykorzystania.
